Office manager - kto to je? Úradné povinnosti vedúceho kancelárie

"Planktón", "managery" - všetky tieto nestranné definície sa vzťahujú na prácu kancelárskych pracovníkov. Ale je táto práca zbytočná? Office manager - kto to je? Aký je rozsah jeho povinností?

Office manager - kto to je?

Profesia manažéra kancelárie je často zamieňaná s povolaním tajomníka. Ale medzi týmito špecialitami je stále rozdiel. Takže manažér kancelárie - kto to je?

Manažér tejto oblasti je kanceláriasprávca alebo správca. Reguluje kancelársku prácu, ktorá je dôležitým informačným prepojením medzi zamestnancami a nadriadenými, klientmi a zamestnancami atď.

Čím aktívnejšia je aktivita organizácie, tým viac problémov má s dennými malými organizačnými záležitosťami a dokumentáciou. Ich implementácia a poskytuje vedúci kancelárie.

Zabezpečuje, že všetky aktuálne dokumenty, rovnako akotiež boli príkazy orgánov formalizované správnym spôsobom. Súčasne musia byť riadiace príkazy doručené včas zamestnancom spoločnosti, všetky sťažnosti návštevníkov musia byť zohľadnené a návrhy zamestnancov sú predložené orgánom.

Tak kancelárska práca, ako aj komunikácia v spoločnosti, patria čiastočne na ramená kancelárskych manažérov.

Miesto práce a plat

Správca kancelárie je potrebný v každej spoločnosti na adresektorá má kanceláriu, manažéra a najmenej niekoľko zamestnancov. V malých organizáciách je zoznam povinností takéhoto špecialistu oveľa menší, ako napríklad v obrovskej spoločnosti. Vo veľkej spoločnosti môžu byť kancelárií viacerí a každý z nich je pridelený na svoje oddelenie.

Ukazuje sa, že dopyt po týchto špecialistovje pomerne vysoká a pravdepodobne bude aj naďalej rásť. Lenže prakticky neexistujú žiadne vyhliadky na kariérny postup. Najmä ak, okrem vedenia kancelárie, osoba už nie je vlastníkom žiadnej profesie.

Vzhľadom na to, že poplatky nie sú príliš komplikované,súťaž pre jedno pracovné miesto, prinajmenšom v Rusku, dosť vysoká - 6 ľudí pre prácu. V rovnakej dobe, mzdy sú nízke podľa kapitálových štandardov - 27 tisíc rubľov.

V kultúrnom hlavnom meste - Petrohrad - plat podobnéhozamestnanci sú menej ako 5 - 7 tisíc a súťaž je niekoľkonásobne vyššia. Čím ďalej na okraj krajiny, tým nižšia je mzda a čím viac žiadateľov o túto pozíciu.

Nezbytné osobné vlastnosti

Príkazy, ktoré riaditeľ kancelárie prijíma akopotrebujú naliehavú a promptnú implementáciu. Preto od žiadateľa o pozíciu je predovšetkým povinnosť, rýchlosť a presnosť. Tiež dobrá pamäť a schopnosť sústrediť sa.

Osoba, ktorá má túto pozíciu, by mala byť priateľská a spoločenská, pretože v určitých situáciách pôsobí ako zástupca spoločnosti.

Administratívny manažér musí mať kompetentný a logicky vybudovaný prejav, ako aj vlastnú obchodnú etiku, keďže je často priťahovaný k organizovaniu obchodných rokovaní a firemných stretnutí.

Užitočné vedomosti, ako napríklad telefónne číslo dobraelektrikára alebo doručenie služieb jedlami, nezasahujte. Koniec koncov, v mnohých spoločnostiach, riadenie v kancelárii, ako aj nasýtenosť zamestnancov sú tiež riadené manažérom.

Požadované zručnosti vedúceho kancelárie

1. Prvá požiadavka pre takého zamestnanca -presvedčivé držanie počítača a internetu. Ak okrem aplikácie Word a Excel bude žiadateľ vlastniť aplikáciu Photoshop alebo manažér obrázkov v kancelárii - to je ďalší dôvod, prečo ho najmete, a nie niekoho iného.
2. Vysokorýchlostný tlač. Schopnosť rýchlo písať texty je jedným z hlavných pre správcu kancelárie.
3. Zručnosti v administratívnom riadení získané v predchádzajúcich prácach sú povinné, ak je osoba zamestnaná vo veľkej spoločnosti.
4. Zručnosti pri vykonávaní kancelárskych prác. Udržiavanie dokumentácie je jednou z hlavných povinností tohto druhu špecialistov, takže bez základných vedomostí je to nepostrádateľné.
5. Presvedčivé používanie kancelárskej techniky. Faxy, tlačiarne, skenery - to všetko by malo byť v kompetencii vedúceho kancelárie.
6. Schopnosti kompetentnej a diplomatickej komunikácie. Manažér kancelárie by nemal komunikovať kompetentne, mal by byť schopný vyriešiť konfliktné situácie, ak to bude potrebné.
7. Cudzojazyčné zručnosti. Vo veľkých medzinárodných spoločnostiach musí manažér kancelárie mať aspoň základnú angličtinu.

Všeobecné ustanovenia popisu práce

Oboznámenie s úradným úradomschválený generálnym riaditeľom spoločnosti. V rôznych spoločnostiach sa môže v niektorých bodoch líšiť, ale vo všeobecnosti sa jej hlavné ustanovenia nemenia. Je potrebné sa oboznámiť s pracovnou inštrukciou ešte pred podpísaním pracovnej zmluvy, aby ste si nemali sťažovať, že to nie je v pláne splniť tieto alebo iné povinnosti.

Vo všeobecnosti možno uviesť:

• ktorý je zodpovedný za prijímanie administratívneho manažéra;
• ktorý je oprávnený ho prepustiť;
• na ktorú zamestnanec predkladá;
• ktorý podáva správcovi kancelárie;
• ktorý v neprítomnosti vykonáva funkciu vedúceho kancelárie atď.

Správcovia kancelárie sú spravidla podriadení generálnemu riaditeľovi. Pri predkladaní administratívnych úradov sú kuriéri, vodiči, čističe atď.

Aj vo všeobecných ustanoveniach je možné špecifikovať, aký stupeň kvalifikácie môže byť prijatý pre danú pozíciu.

Priame povinnosti

Ďalšou položkou v pokynoch sú povinnosti vedúceho kancelárie.

Pre životopisy pre uchádzačov o zamestnanie častožiadatelia sú napísané v samostatnom stĺpci, aké povinnosti vykonávali pri predchádzajúcej práci v kancelárii. Zamestnávateľ získa viac informácií o zručnostiach žiadateľa.

Aké veci môžu byť v bezprostrednej zodpovednosti vedúceho kancelárie?

1. Dohľad nad telefónnymi hovormi. Zamestnanec musí odpovedať na prichádzajúce hovory podľa najlepších schopností odpovedať na otázky oponentov, ako aj informovať vedúceho o informáciách, ktoré boli vyžiadané.
2. Správa dokumentov. Skladovanie a účtovanie dokumentov, kontrola korešpondencie, vykonávanie pokynov atď. - Toto sú priame povinnosti manažéra kancelárie.
3. Rozmnožovanie dokumentov. Na zvláštne pokyny vedúceho vykonáva zamestnancovi kopírovacie a kopírovacie práce.
4. Vytváranie listov, požiadaviek - t. korešpondenciu s partnermi, zákazníkmi alebo dodávateľmi na žiadosť priameho nadriadeného.

Medzi povinnosti vedúceho kancelárie môžu patriť aspoň šesť typov práce. Ale v každej spoločnosti sa určuje zaťaženie špecialistov v tejto kategórii individuálne.

Práva správcu Office

Každá inštrukcia vedúceho kancelárie zahŕňa nielen povinnosti, ale aj práva.

1. Poskytnúť úplné informácie. Na vykonávanie určitých úloh má vedúci kancelárie právo požadovať poskytnutie takého množstva informácií vrátane dôverných informácií, ktoré potrebuje.
2. Návrhy na hlasovú inováciu. Ak organizácia kancelárskych prác vyžaduje inovácie alebo dodatočné pokyny generálneho riaditeľa, má manažér právo navrhnúť ich zavedenie.
3. Požadujte správne pracovné podmienky. Ak nemôžu byť vykonané oficiálne povinnosti v dôsledku nedostatku potrebných podmienok, manažér kancelárie môže požadovať, aby boli vytvorené.
4. Akcia patrí do právomoci. Po preskúmaní popisu práce je zamestnanec oprávnený prijímať rozhodnutia a vydávať objednávky nezávisle, ale len v rámci svojej kompetencie.

Ide o približnú sadu práv, ktorú má správca kancelárie. Môžu byť doplnené alebo znížené v závislosti od špecifikácií inštitúcie.

zodpovednosť

Manažér kancelárie je tiež povolanímnaznačuje určitú zodpovednosť. Jeho výška a trest za porušenie pravidiel určuje každý zamestnávateľ individuálne. Najčastejšie body, za ktoré zodpovednosť zodpovedá opisy práce, vyzerajú takto.

1. Zanedbanie ich povinností. Neskoré vykonanie pokynov a akákoľvek iná nedbanlivosť - chyba zamestnanca, na ktorú musíte odpovedať.
2. Zverejnenie dôverných informácií. V pracovných zmluvách a popisoch práce musíte starostlivo prečítať doložky o dôvernosti. Pre jeho zverejnenie často strácate svoju prácu.
3. Za porušenie kompetencie. Činnosti, ktoré sú mimo pôsobnosti zamestnanca, nie sú povolené.
4. Za porušenie pracovných predpisov atď. Porušenie pracovných predpisov, požiarnych predpisov alebo bezpečnostných predpisov je tiež zodpovednosťou zamestnanca.

Klady a zápory z povolania

Toto povolanie má, rovnako ako mnohé iné, niekoľko výhod a nevýhod. Takže, aké sú výhody práce, ktorú cítil manažér kancelárie?

Spätná väzba od pracovníkov, ktorí na tom pracujúV prvom rade sa týkajú predovšetkým vysokého dopytu po tejto profesii: ak získali určité skúsenosti v tejto oblasti, nájsť si lepšie platenú prácu nie je ťažké. Administratívne a obchodné zručnosti získané v priebehu práce sú dôležité v každodennom živote. Okrem toho práca ako správca kancelárie vám umožňuje rozvíjať svoje komunikačné schopnosti.

Medzi mínusmi - zvýšené psychologickézaťaženie zaťažené zamestnancami, pretože v jeden pracovný deň musíte vyriešiť množstvo rôznych problémov. Navyše, vedúci pracovníci okrem priamych zodpovedností často naložia správcov kancelárií s osobnými požiadavkami a ďalšími pokynmi.

Kde sa učiť?

Správca kancelárie, ktorý je, je zrejmé z vyššie uvedeného. Kde sa však môžem naučiť toto povolanie?

Špeciálna fakulta, ktorá sa pripravujekancelárskych manažérov, nie v žiadnej univerzite. Často manažér však chce, aby tento post zastával človek s vyšším vzdelaním. Aké vzdelanie to bude nie je vždy dôležité - hlavnou vecou je, aby bol uchádzač absolventom univerzity. V provinčných mestách môže byť táto pozícia prijatá aj po 9 triedach vzdelávania. Každá spoločnosť sa na individuálnom základe rozhoduje, ktorý kancelársky manažér potrebuje.

Väčšina zamestnávateľa sa bude zaujímať o ďalšie charakteristiky kandidáta:

• Pracoval v tejto oblasti predtým?
• ako dobre vlastní počítač;
• Je to vedomé práce?
• hovorí jazyky atď.

Nemôžete znížiť komunikačné schopnosti človeka. Ak je všetko, aby tieto ukazovatele - šanca na získanie zamestnania zvýšenie.