Povinnosti vedúceho kancelárie

Často, najmä v malých organizáciách,manažér kancelárie sa nazýva riadny sekretár. Tento príspevok je oveľa pevnejší, ale skutočnosť, že funkcie vedúceho kancelárie sa líšia od tajomníkov (aj keď majú určite veľa spoločného), zriedkakedy sa niekto zaujíma o tento prípad.

Aká je zodpovednosť tohto zamestnanca? V prvom rade, povinnosti kancelárskeho manažéra zahŕňajú prácu s dokumentmi. Zamestnanec prijíma prichádzajúcu korešpondenciu, zapisuje ju, zašle ju adresátovi, v prípade potreby ju zašle do archívu. Taktiež prijíma žiadosti od ostatných zamestnancov, odovzdáva ich na podpis generálneho riaditeľa, osvedčuje ich pečaťou a potom ich vráti. Medzi úlohy vedúceho kancelárie patrí práca s interná dokumentácia: výpis objednávok a ich registrácia, ukladanie, zasielanie do archívu a účtovníctvo, práca s odchádzajúcou korešpondenciou. V prípade potreby by mal byť schopný pracovať s akýmkoľvek kancelárskym vybavením: faxom, skenerom, kopírkou a tiež písať a tlačiť dokumenty. Príprava priestorov na prezentácie, vedenie zápisníc o stretnutiach, stretnutia a prijímanie hostí a klientov spoločnosti sú tiež súčasťou povinností vedúceho kancelárie.

Často sa s tým zamestnanec musí zaoberaťtradičné sekretárske povinnosti: distribúcia pozvaných partnerov alebo manažérov v hoteloch, rezervácia izieb, letenky a vlakové lístky. V závislosti od špecifikácie firmy môže kancelársky manažér zastupovať svoju firmu aj v obchodných rokovaniach a tiež vykonávať časť povinností personálneho manažéra: nájsť nových zamestnancov, vytvárať motivačné a školiace programy a uchádzať sa o prácu. Niekedy sa zaoberá implementáciou informačných technológií, vývojom nových programov.

Povinnosti vedúceho kancelárie zahŕňajú znalosť:

1. Legislatívne akty a nariadenia, ktoré upravujú právne, informačné a obchodné aktivity spoločnosti.
2. Základy manažmentu, marketingu, podnikania a podnikania.
3. Základy sociológie, psychológie, etiky obchodnej komunikácie, práce s personálom a verejnosťou.
4. Postup pri príprave obchodných návrhov, správ, plánov, zmlúv a dohôd.
5. Základy manažmentu, základy ergonómie a ochrany práce.

Okrem uvedených úloh zodpovednostimanažér kancelárie zahŕňa inventarizáciu v kancelárii a poskytovanie potrebných dodávok (kancelárske potreby, papier a ďalšie príslušenstvo), ktoré sú potrebné pre prácu zamestnancov. Tiež je povinný viesť záznamy o týchto materiáloch, zabezpečiť ich vydanie, určiť postup prijímania, organizácie a sledovania platieb za dodávky. Medzi úlohy vedúceho kancelárie patrí kontrola stavu kancelárskeho vybavenia, ktorá zahŕňa: operatívnu výzvu kapitána na opravu, včasnú výmenu spotrebného materiálu (napríklad kazety) v prípade nemožnosti opravy - výmena kancelárskeho vybavenia.

V závislosti od pravidiel prijatých vo firme a jejVeľkosť správcu kancelárie buď prijíma hovory a faxy, presmerováva ich správnemu zamestnancovi, posiela faxy a volá zákazníkov a partnerov, alebo sleduje prácu tajomníkov vrátane sledovania kultúry ich prejavu. Medzi funkcie vedúceho kancelárie patrí aj monitorovanie hygienického stavu samotnej kancelárie, organizovanie plánovaných opráv, volanie technického personálu na riešenie problémov (napríklad výmena žiaroviek alebo výhybiek).

Vo všeobecnosti sa môže tento zoznam zvýšiť alebov závislosti od miesta výkonu práce. Preto je potrebné v pohovore požiadať, čo robí správca kancelárie (povinnosti zamestnanca v tejto spoločnosti).